Автоматизация отчётности в агентстве через Битрикс24

Реализация

Перед нами стояла задача автоматизировать множество процессов клиники, чтобы избавить врачей от рутины и снизить вероятность ошибок. Важно было не просто внедрить готовые решения, а создать гибкую систему, адаптированную под реальные процессы клиники.

Этап 1. Отчеты v1 — базовая автоматизация

Работу начали с первой версии системы отчетов — Отчеты v1. На этом этапе отчет формировался с помощью конструктора на основе набора фильтров.

Как формировался отчет:

• выбирался период (чаще всего календарный месяц);

• указывался проект или рабочая группа;

• при работе с агентством отчет собирался по контрагенту с несколькими проектами;

• задавался тип задач (разработка, дизайн и т.д.);

• выбирался статус задач «закрыта»;

• процент оплаты устанавливался до 99%, чтобы исключить полностью оплаченные задачи;

• указывался согласованный диапазон дат закрытия задач.

После проверки данных формировалась ссылка на отчет для клиента. Из-за большого количества параметров ссылка получалась длинной, поэтому использовался наш сервис сокращения ссылок Linker.

После согласования отчета:

• готовились документы к оплате;

• выставлялась сделка;

• после получения оплаты задачи переводились в статус «оплачено 100%».

Проблемы версии v1

В процессе использования стали заметны ограничения системы:

• клиенты не могли просматривать уже оплаченные отчеты — задачи исчезали из выборки;

• невозможно было восстановить отчет за прошлые периоды;

• не хватало детального учета времени на баги и внутренние задачи;

• отсутствовала прозрачная аналитика разницы между затраченным и оплачиваемым временем.

Эти ограничения стали точкой роста для переработки всей логики отчетности.

Этап 2. Отчеты v2 — система учета и контроля

Для решения выявленных проблем мы разработали Отчеты v2 и перенесли отчетность на базу канбана и смарт-процессов CRM.

Ключевые изменения:

• задачи стали связываться не только с проектами, но и с компаниями;

• отчет стал отдельной сущностью с собственной карточкой;

• весь процесс ведется через канбан-статусы;

• вся информация хранится в одном месте без дополнительных переходов.

Это позволило выстроить сквозную цепочку: задачи → отчет → сделка → документы → оплата.

Важно было не просто внедрить готовые решения, а создать гибкую систему, адаптированную под реальные процессы клиники..

1. Создание отчета

Менеджер создает карточку отчета в системе и переходит к формированию списка задач.

2. Фильтрация задач

Для отбора задач используются фильтры:

• рабочая группа или проект;

• компания (CRM);

• процент оплаты;

• даты создания и/или закрытия задач.

Все задачи изначально привязаны к проекту и компании, поэтому отчет формируется корректно и без ручной проверки связей.

3. Проверка данных

После применения фильтров система отображает список задач.

Задачи с типом «Баг» подсвечиваются красным и не выставляются к оплате. Остальное время суммируется автоматически и менеджер сразу видит итоговое количество часов.

4. Передача отчета клиенту

Менеджер сохраняет отчет и формирует короткую ссылку. Клиент видит отчет на отдельной брендированной странице, где указаны:

• проект;

• список задач;

• ссылки на задачи в планировщике;

• часы к оплате.

После согласования отчета менеджер создает сделку к оплате прямо из карточки отчета.

После поступления оплаты ответственный менеджер получает автоматическое уведомление. Сделка закрывается как успешная и оплаченная, а отчет переводится в статус «Оплачено». Все задачи, вошедшие в отчет, автоматически получают отметку 100% оплаты и больше не попадают в следующий отчетный период.

Электронные копии всех документов хранятся прямо в карточке отчета, что позволяет быстро вернуться к ним в любой момент. После этого к работе с отчетом подключается офис-менеджер, который занимается отправкой оригиналов документов клиенту.